Actualmente, la transformación digital se ha extendido hasta los cimientos del derecho mercantil, marcando una nueva era para trámites que, hasta hace poco, se concebían exclusivamente de manera presencial. La constitución de sociedades, la modificación de estatutos o el nombramiento de administradores pueden ahora realizarse íntegramente en línea, gracias a la implantación de herramientas como la videoconferencia notaria y la firma electrónica cualificada. Este avance, impulsado principalmente por la Ley 11/2023, de 8 de mayo, no sólo agiliza el tráfico mercantil, sino que también redefine el concepto de fe pública, adaptándolo a los nuevos tiempos.
Analizamos el nuevo paradigma del Registro Mercantil Digital, explorando el marco normativo que lo sustenta, el procedimiento práctico para la realización de actos societarios online y las garantías que aseguran la plena validez y seguridad jurídica en este nuevo ecosistema.
El marco normativo que impulsa la digitalización mercantil
La Ley 11/2023, de 8 de mayo, de transposición de Directivas de la Unión Europea, se identifica como la norma clave que ha impulsado la digitalización. Lleva a cabo una modificación sustancial tanto de la Ley del Notariado como del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC), para dar cabida a estos procedimientos digitales.
Así, se introduce en el artículo 22 bis del TRLSC la posibilidad de constituir sociedades en línea cuando la aportación de los socios al capital sea mediante aportaciones dinerarias, pudiendo hacer uso de estatutos tipo estandarizados para agilizar el proceso y de escrituras en formato estandarizado con campos codificados (artículo 40 bis del TRLSC).
Las aportaciones dinerarias de los socios deberán acreditarse mediante instrumento de pago electrónico que permita la identificación de ordenante del pago, de conformidad con lo previsto en el artículo 40 ter del TRLSC.
Además, el artículo 22 bis del TRLSC indica que también “podrán realizarse demás operaciones inscribibles y las dirigidas al cumplimiento de obligaciones legales”, permitiendo así la formalización en línea de actos como: nombramiento, cese o renovación de administradores, modificaciones estatutarias y, elevación a público de acuerdo sociales y actas de la Junta General.
Identificación, consentimiento y fe pública
Esta nueva realidad digital garantiza los principios de seguridad jurídica preventiva, realizándose la identificación de los otorgantes mediante sistemas de identificación electrónica robustos, como los definidos en el artículo 20 bis del TRLCS. Por ejemplo, el Notario podrá requerir la comparecencia física de algún interesado si existen dudas sobre su identidad o, para comprobar su capacidad y/o poderes de representación, constituyendo un sistema anti-fraude esencial (artículo 40 quinquies del TRLCS).
En cuanto a la firma electrónica, constituye el vehículo para la manifestación del consentimiento sobre la que se sustenta la operatividad y seguridad jurídica del Registro Mercantil Digital. Así, el marco normativo europeo y español han consolidado la equivalencia entre la firma electrónica y la manuscrita, especialmente en sus modalidades avanzada y cualificada (Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de julio de 2014 y, Ley 6/2020, de 11 de noviembre).
En este punto, cabe destacar que al utilizar una firma electrónica avanzada o cualificada, el socio o administrador no solo manifiesta su consentimiento, sino que asume la responsabilidad sobre la custodia de sus claves y el uso legítimo de su identidad digital. Esta corresponsabilidad del usuario, unida a la fe pública que aporta la intervención notarial por videoconferencia, consolida la firma electrónica como un mecanismo seguro y fiable, dotando a los actos societarios telemáticos de la certeza y validez jurídica indispensable para su inscripción y para la protección de terceros en el tráfico mercantil.
La “fe pública digital” goza de las mismas garantías que la fe pública presencial, toda vez que el notario llevará a cabo sus funciones al igual que en sede notarial pero, por medio del entorno digital, a través de la oportuna videoconferencia.
Agilidad y plazos
El artículo 40 quarter del TRLSC establece los plazos del procedimiento de constitución en línea, fijando un plazo de seis horas hábiles desde el día siguiente al de la fecha del asiento de presentación en los casos en que se utilicen escrituras en formato estandarizado con campos codificados y estatutos tipo y, un plazo de cinco días laborables para los demás casos.
Observamos como así el legislador ha creado un sistema de incentivos para la utilización de las herramientas estandarizadas que facilitan la automatización del proceso, obteniendo a cambio una inscripción casi inmediata.
Digitalización de la vida societaria
No solo la constitución se podrá llevar a cabo de forma digital, sino que también otros actos societarios son digitalizables acorde con el artículo 17 ter de la Ley del Notariado, como el nombramientos y apoderamientos mercantiles, el otorgamiento de cualquier otro acto societario, ciertos poderes y revocación de estos o actas de juntas generales, etc.
Referencia al procedimiento de tramitación digital
El Portal Notarial del Ciudadano (PNC) facilita la tramitación digital, para lo cual deberá el usuario registrarse y disponer de un certificado electrónico cualificado de los admitidos. En el referido portal se puede acceder directamente al trámite de “Constitución de Sociedades” en el que se delegarán gestiones automáticamente al notario, se cumplimentará la información necesaria de la sociedad y los socios, el capital social y su reparto y otra información relativa a los estatutos.
En el siguiente paso, se podrá seleccionar al notario ante el que realizar el trámite y se deberá manifestar el interés en realizar el trámite mediante firma electrónica, sin comparecencia presencial en Notaría. Si toda la documentación e información resulta correcta tras la revisión de la Notaría, se fijará día y hora para el acto de otorgamiento mediante videollamada a través del PNC.
En definitiva, el Registro Mercantil Digital constituye una herramienta esencial para dotar de mayor dinamismo empresarial a nuestro sistema, manteniendo los principios necesarios de seguridad jurídica y, ofreciendo una armonización a nivel europeo que favorece una mayor interoperabilidad, creando un ecosistema mercantil más accesible y competitivo.
Si bien, dado que se trata de una constitución con documentación estandarizada, desde Selier Abogados recomendamos la revisión posterior de aspectos como los estatutos o la retribución de los administradores, a fin de poder adaptar la sociedad a la realidad y evolución de esta.
